Drei Vorlagen: Angebote, Mails, dein Tag

Drei Aufgaben, die mich als Chef früher jeden Tag Zeit gekostet haben. Heute bereitet sie Claude für mich vor. Wie versprochen: meine drei Vorlagen, jeweils mit der Einrichtung und dem Text zum Kopieren.

Bevor du startest

Vorlage 1: Angebote mit deiner Vorlage

1. Ein Projekt für Angebote anlegen

   In Claude links auf Projects, dann New project. Nenn es Angebote. Ein Projekt merkt sich Dateien und Anweisungen für jeden Chat darin. Im kostenlosen Plan sind bis zu fünf Projekte möglich.

2. Deine Vorlage hochladen

   Lade in den Projektdateien deine Angebotsvorlage hoch und, wenn du hast, zwei echte Angebote, die gut gelaufen sind. Kundennamen und Preise darfst du vorher schwärzen. Dazu deine Preisliste oder deine Stundensätze, damit Claude nichts erfinden muss.

3. Die Anweisungen einfügen

   Klick im Projekt auf Set project instructions und kopier das hier hinein. Die Teile in eckigen Klammern ersetzt du einmal.

   Projekt-Anweisungen: AngeboteKopieren

   Du schreibst Angebote für [Firma], [ein Satz, was wir anbieten].
   
   AUFBAU: Halte dich genau an die Angebotsvorlage in den Projektdateien: Reihenfolge, Abschnitte, Zahlungsbedingungen, Gültigkeit, Schlusssatz.
   TON: wie in den Beispiel-Angeboten. [Du-Form oder Sie-Form], kurze Sätze, keine Floskeln.
   PREISE: nur aus meiner Preisliste oder aus meinen Eckdaten. Fehlt ein Preis, schreib [PREIS FEHLT] und erfinde nichts.
   
   REGELN:
   1. Fehlen mir Angaben, frag zuerst nach, bevor du schreibst. Höchstens drei Fragen.
   2. Unter das Angebot setzt du eine kurze Liste: Was habe ich angenommen, was muss ich prüfen?
   3. Du schickst nichts ab. Ich prüfe und versende selbst.

4. Pro Angebot: nur die Eckdaten

   Für jedes neue Angebot öffnest du einen Chat im Projekt und gibst die Eckdaten rein. Stichworte reichen:

   Eckdaten für ein AngebotKopieren

   Neues Angebot.
   KUNDE: [Firma, Ansprechperson]
   WAS: [Leistung oder Produkt, Umfang]
   MENGE / AUFWAND: [z. B. 3 Workshops à 4 Stunden]
   PREIS: [aus der Preisliste oder Sonderpreis]
   TERMIN: [Start, Lieferung]
   BESONDERES: [z. B. 10 % Rabatt bis Monatsende, Anfahrt inklusive]
   
   Schreib das Angebot mit meiner Vorlage.

   Du prüfst nur noch: Preise, Mengen, Termine und die Liste mit den Annahmen. Dann kopierst du den Text in deine Vorlage oder lässt dir von Claude direkt eine Word-Datei erstellen, und schickst es selbst ab.

Vorlage 2: Postfach sortieren, Entwürfe vorbereiten

1. Dein Postfach verbinden

   In Claude links auf Customize, dann Connectors. Dort wählst du Gmail oder Microsoft 365 und meldest dich an. Im Chat schaltest du den Connector über das + unten links ein.

   GmailClaude kann suchen, lesen und Entwürfe anlegen. Senden könnte er auch, fragt aber standardmäßig vorher um Erlaubnis. Diese Erlaubnis gibst du nicht.

   Microsoft 365Standardmäßig nur lesend. Claude zeigt dir die Entwürfe dann im Chat, du kopierst sie in Outlook. Entwürfe direkt im Postfach gehen erst, wenn dein Administrator die Schreib-Werkzeuge freigibt.

2. Den Sortier-Auftrag starten

   Neuer Chat, Connector an, dann diesen Text:

   Postfach sortierenKopieren

   Geh meine ungelesenen Mails der letzten 24 Stunden durch und sortier sie nach Wichtigkeit:
   
   1. HEUTE: Jemand wartet auf eine Antwort oder Entscheidung von mir (Kunden, Team, Partner, Fristen).
   2. DIESE WOCHE: wichtig, aber nicht dringend.
   3. KANN WARTEN: Newsletter, Infos, Werbung, automatische Meldungen.
   
   Pro Mail eine Zeile: Absender, Betreff, worum es geht in einem Satz.
   Für jede Mail unter HEUTE schreibst du mir einen Antwort-Entwurf: kurz, freundlich, in meinem Ton. Wo dir eine Angabe fehlt, schreib [OFFEN].
   
   Du schickst nichts ab. Lege die Entwürfe als Entwurf an oder zeig sie mir hier im Chat. Ich lese, passe an und schicke selbst.

   Du liest, passt an, fertig. Wenn Claude etwas falsch einsortiert, sag es ihm im selben Chat („Mails von [Name] sind immer HEUTE“). Solche Regeln kannst du in den Text oben gleich mit aufnehmen.

Vorlage 3: Dein Morgen-Briefing

1. Kalender und Postfach verbinden

   Wie bei Vorlage 2, zusätzlich dein Kalender: Google Calendar bei Gmail, bei Microsoft 365 ist der Kalender im selben Connector dabei.

2. Die geplante Aufgabe anlegen

   In der Claude-Desktop-App links auf Scheduled, dann eine neue Aufgabe erstellen. Name Morgen-Briefing, Häufigkeit Weekdays, Uhrzeit zum Beispiel 7:30. Als Prompt kopierst du diesen Text:

   Prompt: Morgen-BriefingKopieren

   Erstelle mein Briefing für heute. Höchstens eine Bildschirmseite, in dieser Reihenfolge:
   
   1. TERMINE: alle Termine von heute mit Uhrzeit. Markiere, wofür ich etwas vorbereiten muss.
   2. WICHTIGE MAILS: höchstens fünf, bei denen jemand auf mich wartet. Pro Mail ein Satz, worum es geht und was ich tun soll.
   3. OFFENE AUFGABEN: was ich in Mails zugesagt habe und noch offen ist, plus Fristen der nächsten drei Tage.
   4. FOKUS: ein Satz, worauf es heute ankommt.
   
   Nur lesen. Du schickst keine Mails und änderst keine Termine.

   Die Aufgabe läuft bei Anthropic, also auch dann, wenn dein Rechner schläft oder die App zu ist. Das Ergebnis findest du morgens unter Scheduled. So weißt du in zwei Minuten, worauf es heute ankommt.

   Ohne Pro-Plan: denselben Prompt morgens als ersten Chat starten. Wer lieber mit Claude Code arbeitet, findet meine Fassung als Routine im Briefing-Guide.

Claude bereitet vor, die Entscheidung bleibt bei dir

• Nichts geht ohne dich raus. Angebote und Antworten verschickst du selbst. Gib Claude keine Erlaubnis zum Senden.
• Preise und Zusagen prüfst du. Ein falscher Preis im Angebot kostet mehr als die gesparte Zeit.
• Deine Mails sind Kundendaten. Verbinde nur Konten, für die du das entscheiden darfst. In Team-Konten regelt das der Administrator.

Quellen: Claude-Hilfe: Google-Workspace-Connectors, Claude-Hilfe: Microsoft-365-Connector, Claude-Hilfe: geplante Aufgaben. Stand Oktober 2026, Menüs können sich ändern.

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